Speech (House debate)

{
    "time": "2023-03-27 15:35:00",
    "attribution": {
        "en": "Mr. Greg Fergus (Parliamentary Secretary to the Prime Minister and to the President of the Treasury Board), Lib.)",
        "fr": "L\u2019hon. Greg Fergus (secr\u00e9taire parlementaire du premier ministre et de la pr\u00e9sidente du Conseil du Tr\u00e9sor, Lib.)"
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    "content": {
        "en": "<p data-HoCid=\"7654792\">Mr. Speaker, with regard to questions (a), (b), (c) and (e), the Treasury Board of Canada Secretariat, or TBS, collects data for each fiscal year from each institution subject to the acts on the number of requests received, closed, outstanding, carried over, abandoned and responded to according to the legislative timeline of 30 days and extensions taken, broken down by length of time taken: 30 days or less, 31 to 60 days, 61 to 120 days, 121 to 180 days, 181 to 365 days or more than 365 days. It collects data on the amount of time required to close requests: 0 to 30 days, 31 to 60 days, 61 to 120 days or 121 days or more. It also collects data on the number of requests that were closed beyond legislated timelines where an extension or no extension was taken.</p>\n<p data-HoCid=\"7654793\">TBS publishes a summary of this information annually in the access to information and privacy statistical report, as well as datasets that contain all the statistical data reported by all institutions, broken down by institution, at https://www.canada.ca/en/treasury-board-secretariat/services/access-information-privacy/statistics-atip.html. The information requested in parts (a), (b), (c) and (e) can be found, calculated and compared from year to year based on the published datasets. Institutions also individually report this information to Parliament in their annual reports on the Access to Information Act and Privacy Act, which institutions table in Parliament and publish online each fall.</p>\n<p data-HoCid=\"7654794\">The latest available data is for fiscal year 2021-22, from April 1, 2021, to March 31, 2022. Data for fiscal year 2022-23 is expected to be collected by the end of September 2023 and published by December 31, 2023.</p>\n<p data-HoCid=\"7654795\">With regard to question (e), the dataset for the supplemental statistics for the 2021-22 fiscal year is also included at the link provided above, which includes information regarding requests that are still open as of March 31, 2022, divided by the year they were received. Therefore, all requests received in fiscal year 2015-16 and before under the column \u201cOpen Requests Within Legislated Timelines\u201d are guaranteed to have been issued an extension of longer than 5 years.</p>\n<p data-HoCid=\"7654796\">TBS proactively makes the information sought in the above question publicly available every year towards the end of the calendar year.</p>\n<p data-HoCid=\"7654797\">With regard to question (d), TBS provides policies and directives as guidance to all institutions on all aspects of access to information and privacy. However, access to information and privacy, or ATIP, offices are responsible for ensuring that when processing requests, every possible effort is made to ensure that the requester really wants to abandon their request before closing it.</p>\n<p data-HoCid=\"7654798\">The definition provided to institutions for an abandoned request is as follows. A request is considered abandoned when the requester formally withdraws it, the required fees are not received within the timeline specified by the institution in a notice or the requester does not respond to a notice indicating that the request will be closed if they do not provide clarification within the specified timeline.</p>\n<p data-HoCid=\"7654799\">In order for a request to be processed, the requester must submit a request for access to a record \u201cin writing to the government institution that has control of the record and shall provide sufficient detail to enable an experienced employee of the institution to identify the record with a reasonable effort\u201d, as prescribed by section 6 of the Access to Information Act, accompanied by an application fee of five dollars, as prescribed by paragraph 11(1)(a) of the Access to Information Act and paragraph 7(1)(a) of the access to information regulations. Should these conditions not be met, institutions write to the requester seeking either the additional information or the application fee, setting a deadline for these to be provided. If the requester does not provide the missing information or fee in the prescribed time, the request is abandoned.</p>",
        "fr": "<p data-HoCid=\"7654792\">Monsieur le Pr\u00e9sident, en r\u00e9ponse aux parties a), b), c) et e) de la question, au cours de chaque exercice financier, le Secr\u00e9tariat du Conseil du Tr\u00e9sor, ou SCT, recueille de chaque institution assujettie aux lois des donn\u00e9es sur le nombre de demandes re\u00e7ues, trait\u00e9es, en suspens, report\u00e9es, abandonn\u00e9es, et auxquelles on a r\u00e9pondu dans les d\u00e9lais prescrits par la loi., 30 jours, sur les prorogations accord\u00e9es, ventil\u00e9es selon la dur\u00e9e des d\u00e9lais, soit 30 jours ou moins, 31 \u00e0 60 jours, 61 \u00e0 120 jours, 121 \u00e0 180 jours, 181 \u00e0 365 jours ou plus de 365 jours, ainsi que sur le temps n\u00e9cessaire pour fermer les demandes, soit 0 \u00e0 30 jours, 31 \u00e0 60 jours, 61 \u00e0 120 jours ou 121 jours ou plus. Il recueille \u00e9galement des donn\u00e9es sur le nombre de demandes qui ont \u00e9t\u00e9 ferm\u00e9es dans les d\u00e9lais prescrits par la loi, pour lesquelles une prorogation ou aucune prorogation a \u00e9t\u00e9 accord\u00e9e.</p>\n<p data-HoCid=\"7654793\">Le SCT publie chaque ann\u00e9e un r\u00e9sum\u00e9 de ces renseignements dans le Rapport statistique sur l'acc\u00e8s \u00e0 l'information et la protection des renseignements personnels, ainsi que des ensembles de donn\u00e9es qui contiennent toutes les donn\u00e9es statistiques d\u00e9clar\u00e9es par toutes les institutions, ventil\u00e9es par institution, \u00e0 l'adresse www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/acces-information-protection-reseignements-personnels/statistiques-aiprp.html. Les informations demand\u00e9es aux parties a), b), c), et e) peuvent \u00eatre calcul\u00e9es et compar\u00e9es d\u2019ann\u00e9e en ann\u00e9e sur la base de ces ensembles de donn\u00e9es publi\u00e9s. Les institutions communiquent \u00e9galement individuellement ces renseignements au Parlement dans leurs rapports annuels sur la Loi sur l'acc\u00e8s \u00e0 l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, que les institutions d\u00e9posent au Parlement et publient en ligne chaque automne.</p>\n<p data-HoCid=\"7654794\">Les derni\u00e8res donn\u00e9es disponibles concernent l\u2019exercice 2021-2022, soit du 1<sup>er</sup> avril 2021 au 31 mars 202). Les donn\u00e9es pour l\u2019ann\u00e9e financi\u00e8re 2022-2023 devraient \u00eatre recueillies d'ici la fin de septembre 2023 et publi\u00e9es d'ici le 31 d\u00e9cembre 2023.</p>\n<p data-HoCid=\"7654795\">Pour la partie e) de la question, l'ensemble de donn\u00e9es pour les statistiques suppl\u00e9mentaires pour l'ann\u00e9e financi\u00e8re 2021-2022 seulement est \u00e9galement inclus \u00e0 l\u2019adresse mentionn\u00e9e pr\u00e9c\u00e9demment, qui comprend des informations concernant les demandes qui sont toujours ouvertes au 31 mars 2022, divis\u00e9es par ann\u00e9e de r\u00e9ception. Par cons\u00e9quent, toutes les demandes re\u00e7ues au cours de l\u2019ann\u00e9e financi\u00e8re 2015-2016 et avant sous la colonne Demandes ouvertes dans les d\u00e9lais prescrits par la loi sont assur\u00e9es d'avoir re\u00e7u une prolongation de plus de cinq ans.</p>\n<p data-HoCid=\"7654796\">Le SCT met proactivement \u00e0 la disposition du public les informations demand\u00e9es dans la question pr\u00e9c\u00e9dente chaque ann\u00e9e vers la fin de l'ann\u00e9e civile.</p>\n<p data-HoCid=\"7654797\">Concernant la partie d) de la question, le SCT fournit des politiques et des directives \u00e0 titre d'orientation \u00e0 toutes les institutions sur tous les aspects de l'acc\u00e8s \u00e0 l'information et de la protection des renseignements personnels. Toutefois, les bureaux de l'acc\u00e8s \u00e0 l'information et de la protection des renseignements personnels, ou AIPRP, doivent veiller \u00e0 ce que, lors du traitement des demandes, tous les efforts possibles soient d\u00e9ploy\u00e9s pour s'assurer que le demandeur souhaite r\u00e9ellement abandonner sa demande avant de la fermer.</p>\n<p data-HoCid=\"7654798\">La d\u00e9finition fournie aux institutions pour une demande abandonn\u00e9e est la suivante. Une demande est consid\u00e9r\u00e9e comme ayant \u00e9t\u00e9 abandonn\u00e9e dans les cas suivants: le demandeur la retire officiellement; les frais requis ne sont pas re\u00e7us dans le d\u00e9lai sp\u00e9cifi\u00e9 par l'\u00e9tablissement dans un avis; ou le demandeur ne r\u00e9pond pas \u00e0 un avis indiquant que la demande sera ferm\u00e9e s\u2019il ne fournit pas de pr\u00e9cisions avant la fin du d\u00e9lai fix\u00e9.</p>\n<p data-HoCid=\"7654799\">Pour qu'une demande soit trait\u00e9e, le requ\u00e9rant doit pr\u00e9senter une demande d'acc\u00e8s \u00e0 un document par \u00e9crit \u00e0 l'institution f\u00e9d\u00e9rale qui a le contr\u00f4le du document et doit fournir suffisamment de d\u00e9tails pour permettre \u00e0 un employ\u00e9 exp\u00e9riment\u00e9 de l'institution d'identifier le document au prix d'un effort raisonnable, comme le prescrit l'article 6, accompagn\u00e9e d'un droit de demande de 5 $, comme le prescrivent l'alin\u00e9a 11(1)a) de la Loi sur l'acc\u00e8s \u00e0 l'information et l'alin\u00e9a 7(1)a) du R\u00e8glement sur l'acc\u00e8s \u00e0 l'information. Si ces conditions ne sont pas remplies, les institutions \u00e9crivent au demandeur pour lui demander de fournir les renseignements suppl\u00e9mentaires ou de payer les frais de demande et lui fixent un d\u00e9lai pour les fournir. Si le demandeur ne fournit pas les renseignements manquants ou les frais dans le d\u00e9lai prescrit, la demande est abandonn\u00e9e.</p>"
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