Speech (committee meeting)

{
    "time": "2022-12-05 15:45:00",
    "attribution": {
        "en": "Mr. David Janzen (Director General, Access to Information and Privacy, Royal Canadian Mounted Police)",
        "fr": "M. David Janzen (directeur g\u00e9n\u00e9ral, Acc\u00e8s \u00e0 l'information et protection des renseignements personnels, Gendarmerie royale du Canada)"
    },
    "content": {
        "en": "<p data-HoCid=\"7520821\" data-originallang=\"fr\">Mr. Chair, ladies and gentlemen of the committee, hello.</p>\n<p data-HoCid=\"7520822\" data-originallang=\"en\">My name is David Janzen. I'm the director general of the access to information and privacy branch at the RCMP.</p>\n<p data-HoCid=\"7520823\" data-originallang=\"fr\">I am joined by my colleague Danielle Golden, our new director of privacy. </p>\n<p data-HoCid=\"7520824\" data-originallang=\"en\">I'm honoured to be invited to speak to you today on this important issue from the traditional territory of the Algonquin Anishinabe people.</p>\n<p data-HoCid=\"7520825\" data-originallang=\"en\">I'd like to start by addressing a point that will come as no surprise to this committee. For the last decade, the RCMP has struggled in its responsibility to be compliant under both the Access to Information Act and the Privacy Act. The Information Commissioner's 2020 systematic investigation of the RCMP outlined this in stark detail and directly led to the <a data-HoCid=\"278903\" href=\"/politicians/bill-blair/\" title=\"Bill Blair\">minister</a> issuing a direction to develop a strategy to address the report's recommendations.</p>\n<p data-HoCid=\"7520826\" data-originallang=\"en\">I'm pleased to say that we have not only embraced the recommendations in this report, but we've taken it as a rallying cry for change. </p>\n<p data-HoCid=\"7520827\" data-originallang=\"en\">For the RCMP, this is a critical issue as without transparency, we cannot build trust and without trust, citizens are less likely to work with us in investigations. That is why we went further than addressing the systemic investigation in our five-year strategy, \u201cAccess Granted: Restoring Trust in the RCMP's Access to Information and Privacy Program\u201d.</p>\n<p data-HoCid=\"7520828\" data-originallang=\"fr\">This strategy is an ambitious plan to modernize from not only an access to information perspective, but privacy as well, which I am sure is of interest to you.</p>\n<p data-HoCid=\"7520829\" data-originallang=\"en\">I encourage anyone with interest to review the strategy and follow our progress on our ATIP modernization page, which is on our external website.</p>\n<p data-HoCid=\"7520830\" data-originallang=\"en\">While we are still early in this effort, we are seeing some results. Firstly, we have succeeded in resolving one of the Information Commissioner's key concerns\u2014evidenced by the title of the review and her recent testimony to this committee\u2014which is the need for leadership. </p>\n<p data-HoCid=\"7520831\" data-originallang=\"en\">Just two years ago, our program was led by a single director supported by three managers. Neither my position nor my colleague's position existed.</p>\n<p data-HoCid=\"7520832\" data-originallang=\"fr\">Today, we have a director general and three directors each leading dedicated streams for information access, privacy and operational support, supported by eight managers.</p>\n<p data-HoCid=\"7520833\" data-originallang=\"fr\">Our staff is growing, from approximately 60 FTEs toward a funded FTE complement of over 100 FTEs.</p>\n<p data-HoCid=\"7520834\" data-originallang=\"en\">We contracted business consultants to help us improve processes, created intergovernmental fora to share best practices, and implemented new training and guidance material for our personnel. We have and continue to invest in new technologies to help process requests more efficiently and to help us leverage the lessons from the COVID-19 pandemic to create a more national workforce.</p>\n<p data-HoCid=\"7520835\" data-originallang=\"en\">In terms of concrete results, in the last fiscal year our information compliance rate increased to 40.1% from 26.4%. The Privacy Act compliance increased to 46.1% from 32.8%.</p>\n<p data-HoCid=\"7520836\" data-originallang=\"fr\">These results were achieved thanks to the hard work of our personnel, the support of our senior leadership, and despite the numerous challenges that continue to impact our chances at success.</p>\n<p data-HoCid=\"7520837\" data-originallang=\"en\"> For example, we all share the challenge of attracting new staff. Let's be blunt. There are currently far more positions than candidates in ATIP, particularly at the most demanding levels. While the RCMP is trying to change this with clear career streams, the fact remains that there are insufficient numbers of candidates to fill our vacancies.</p>\n<p data-HoCid=\"7520838\" data-originallang=\"fr\">Staffing challenges make it difficult for us to manage some of the RCMP's unique challenges that result from our mandate.</p>\n<p data-HoCid=\"7520839\" data-originallang=\"fr\">The RCMP is front and centre at the major events of public interest in Canada, which inevitably result in a significant number of requests.</p>\n<p data-HoCid=\"7520840\" data-originallang=\"en\">Tasking, collecting and reviewing records in a situation when the very employees who hold them are assisting in a flood evacuation or investigating a tragedy is a unique challenge. This requires experienced and informed ATIP personnel, who are extremely difficult to replace. The RCMP also remains a largely paper-based organization, such that manual searches through boxes of files are still necessary.</p>\n<p data-HoCid=\"7520841\" data-originallang=\"en\">This committee is also no stranger to our need to conduct robust privacy assessments of new technologies. We have created an entire stream for privacy compliance, which includes reviewing and approving privacy impact assessments, to ensure that we have the capacity to stay ahead of critical but invasive emerging technologies.</p>\n<p data-HoCid=\"7520842\" data-originallang=\"en\">In closing, I want to stress that the RCMP is committed to modernizing, and that I and my employees are passionate about improving this critical function at the RCMP. However, I do not want to paint a picture that we are satisfied with the early progress we have made. We know we must keep building on this, and these efforts will take continued investment.</p>\n<p data-HoCid=\"7520843\" data-originallang=\"fr\">However, these early results provide much needed momentum to fuel the changes that need to take place.</p>\n<p data-HoCid=\"7520844\" data-originallang=\"fr\">I am happy to provide the committee with any information you require for your review. I look forward to the results of your study to further help us refine our modernization effort to better serve Canadians.</p>\n<p data-HoCid=\"7520845\" data-originallang=\"en\">We look forward to your questions and the forthcoming discussion.</p>\n<p data-HoCid=\"7520846\" data-originallang=\"fr\">Thank you, Mr. Chair.</p>",
        "fr": "<p data-HoCid=\"7520821\" data-originallang=\"fr\">Monsieur le pr\u00e9sident, mesdames et messieurs les membres du Comit\u00e9, bonjour.</p>\n<p data-HoCid=\"7520822\" data-originallang=\"en\">Je m'appelle David Janzen et je suis le directeur g\u00e9n\u00e9ral de la Sous-direction de l'acc\u00e8s \u00e0 l'information et de la protection des renseignements personnels de la Gendarmerie royale du Canada.</p>\n<p data-HoCid=\"7520823\" data-originallang=\"fr\">Je suis accompagn\u00e9 de ma coll\u00e8gue Mme Danielle Golden, notre nouvelle directrice de la protection des renseignements personnels.</p>\n<p data-HoCid=\"7520824\" data-originallang=\"en\">Je suis honor\u00e9 d'avoir \u00e9t\u00e9 invit\u00e9 \u00e0 vous parler de cette question importante \u00e0 partir du territoire traditionnel du peuple algonquin anishinaabeg.</p>\n<p data-HoCid=\"7520825\" data-originallang=\"en\">J'aimerais commencer par aborder un point qui ne surprendra pas le Comit\u00e9. Au cours de la derni\u00e8re d\u00e9cennie, la Gendarmerie royale du Canada a eu de la difficult\u00e9 \u00e0 respecter la Loi sur l'acc\u00e8s \u00e0 l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans l'enqu\u00eate syst\u00e9mique de 2020 qui portait sur la Gendarmerie royale du Canada, la commissaire \u00e0 l'information a pr\u00e9sent\u00e9 cette situation en termes clairs, ce qui a men\u00e9 directement \u00e0 la requ\u00eate du <a data-HoCid=\"278903\" href=\"/politicians/bill-blair/\" title=\"Bill Blair\">ministre</a>, c'est\u2011\u00e0\u2011dire \u00e9laborer une strat\u00e9gie pour donner suite aux recommandations formul\u00e9es dans le rapport.</p>\n<p data-HoCid=\"7520826\" data-originallang=\"en\">Je suis fier de dire que non seulement nous avons accept\u00e9 les recommandations contenues dans le rapport, mais nous les avons utilis\u00e9es comme cri de ralliement \u00e0 l'\u00e9gard du changement.</p>\n<p data-HoCid=\"7520827\" data-originallang=\"en\">Pour la Gendarmerie royale du Canada, cela repr\u00e9sente un enjeu crucial, car sans transparence, nous ne pouvons pas \u00e9tablir une relation de confiance et sans ce lien de confiance, les citoyens sont moins susceptibles de collaborer avec nous pendant les enqu\u00eates. C'est la raison pour laquelle nous ne faisons pas que prendre des mesures \u00e0 l'\u00e9gard de l'enqu\u00eate syst\u00e9mique dans la strat\u00e9gie quinquennale \u00ab Acc\u00e8s accord\u00e9: R\u00e9tablir la confiance dans le Programme d'acc\u00e8s \u00e0 l'information et de protection des renseignements personnels de la GRC \u00bb.</p>\n<p data-HoCid=\"7520828\" data-originallang=\"fr\">Cette strat\u00e9gie est un plan ambitieux de modernisation, non seulement de l'acc\u00e8s \u00e0 l'information, mais \u00e9galement de la protection des renseignements personnels, ce qui vous int\u00e9resse, j'en suis certain.</p>\n<p data-HoCid=\"7520829\" data-originallang=\"en\">J'encourage toutes les personnes qui s'int\u00e9ressent \u00e0 ce sujet \u00e0 examiner la strat\u00e9gie et \u00e0 suivre nos progr\u00e8s sur la page de notre site Web qui porte sur la modernisation du Programme d'acc\u00e8s \u00e0 l'information et protection des renseignements personnels.</p>\n<p data-HoCid=\"7520830\" data-originallang=\"en\">M\u00eame si nous en sommes encore \u00e0 nos premiers efforts, nous constatons des r\u00e9sultats. Tout d'abord, nous avons r\u00e9ussi \u00e0 donner suite \u00e0 l'une des principales pr\u00e9occupations de la commissaire \u00e0 l'information qui fait partie du titre de son enqu\u00eate et dont elle a parl\u00e9 au cours de son r\u00e9cent t\u00e9moignage devant le Comit\u00e9: le besoin de leadership.</p>\n<p data-HoCid=\"7520831\" data-originallang=\"en\">Il y a tout juste deux ans, notre programme \u00e9tait dirig\u00e9 par un seul directeur soutenu par trois gestionnaires. Mon poste n'existait pas, et celui de ma coll\u00e8gue non plus.</p>\n<p data-HoCid=\"7520832\" data-originallang=\"fr\">Aujourd'hui, nous avons un directeur g\u00e9n\u00e9ral et trois directeurs qui dirigent chacun un des volets suivants: l'acc\u00e8s \u00e0 l'information, la protection des renseignements personnels et le soutien op\u00e9rationnel. Ils sont appuy\u00e9s par huit gestionnaires.</p>\n<p data-HoCid=\"7520833\" data-originallang=\"fr\">Nous sommes aussi en pleine croissance. Nous sommes pass\u00e9s d'environ 60 employ\u00e9s \u00e0 plus de 100 postes financ\u00e9s.</p>\n<p data-HoCid=\"7520834\" data-originallang=\"en\">Nous avons retenu les services d'experts-conseils en affaires pour am\u00e9liorer nos processus, nous avons cr\u00e9\u00e9 des forums intergouvernementaux pour communiquer les pratiques exemplaires et nous avons mis en oeuvre du nouveau mat\u00e9riel de formation et d'orientation \u00e0 l'intention des employ\u00e9s. Nous avons investi et nous continuons d'investir dans les nouvelles technologies qui nous permettent de traiter les demandes efficacement et de tirer des le\u00e7ons de la pand\u00e9mie de COVID\u201119 en vue de b\u00e2tir une main-d'oeuvre nationale.</p>\n<p data-HoCid=\"7520835\" data-originallang=\"en\">Quant aux r\u00e9sultats concrets, au cours du dernier exercice financier, les taux de conformit\u00e9 aux obligations en vertu de la Loi sur l'acc\u00e8s \u00e0 l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont augment\u00e9; ils sont pass\u00e9s de 26,4 % \u00e0 40,1 % et de 32,8 % \u00e0 46,1 %, respectivement.</p>\n<p data-HoCid=\"7520836\" data-originallang=\"fr\">Ces r\u00e9sultats ont \u00e9t\u00e9 obtenus gr\u00e2ce au travail acharn\u00e9 de nos employ\u00e9s et au soutien de la haute direction, et ce, malgr\u00e9 les nombreux d\u00e9fis qui r\u00e9duisent nos chances de r\u00e9ussite.</p>\n<p data-HoCid=\"7520837\" data-originallang=\"en\">Par exemple, nous avons tous de la difficult\u00e9 \u00e0 attirer de nouveaux employ\u00e9s. En toute franchise, il y a actuellement beaucoup plus de postes que de candidats dans le domaine de l'acc\u00e8s \u00e0 l'information et de la protection des renseignements personnels, en particulier aux niveaux les plus exigeants. Bien que la Gendarmerie royale du Canada essaie de changer cette situation au moyen de parcours de carri\u00e8re clairs, il n'en demeure par moins que le nombre de candidats est insuffisant pour pourvoir nos postes vacants.</p>\n<p data-HoCid=\"7520838\" data-originallang=\"fr\"> Par cons\u00e9quent, cela nuit \u00e0 la gestion de certains des d\u00e9fis uniques qui font partie de notre mandat. </p>\n<p data-HoCid=\"7520839\" data-originallang=\"fr\">La Gendarmerie royale du Canada joue un r\u00f4le central dans les grands \u00e9v\u00e9nements d'int\u00e9r\u00eat public au Canada, ce qui entra\u00eene un nombre \u00e9lev\u00e9 de demandes.</p>\n<p data-HoCid=\"7520840\" data-originallang=\"en\">L'attribution, la collecte et l'examen de documents dans une situation o\u00f9 un employ\u00e9 qui s'occupe de ces t\u00e2ches participe \u00e9galement \u00e0 une \u00e9vacuation \u00e0 la suite d'inondations ou \u00e0 une enqu\u00eate sur une trag\u00e9die repr\u00e9sentent un d\u00e9fi unique. Il faut des employ\u00e9s exp\u00e9riment\u00e9s dans le domaine de l'acc\u00e8s \u00e0 l'information et de la protection des renseignements personnels, et ils sont donc extr\u00eamement difficiles \u00e0 remplacer. La Gendarmerie royale du Canada reste principalement un organisme fonctionnant avec des documents papier o\u00f9 il faut encore effectuer des recherches manuelles dans des bo\u00eetes de rangement.</p>\n<p data-HoCid=\"7520841\" data-originallang=\"en\">Le Comit\u00e9 conna\u00eet \u00e9galement d\u00e9j\u00e0 bien notre obligation de proc\u00e9der \u00e0 des \u00e9valuations rigoureuses des facteurs relatifs \u00e0 la protection des renseignements personnels de la nouvelle technologie. Nous avons mis sur pied un volet consacr\u00e9 enti\u00e8rement \u00e0 la conformit\u00e9 en mati\u00e8re de protection des renseignements personnels, ce qui comprend l'examen et l'approbation d'\u00e9valuations d'impact desdits facteurs pour faire en sorte que nous ayons la capacit\u00e9 de demeurer \u00e0 l'avant-garde des nouvelles technologies essentielles, mais envahissantes.</p>\n<p data-HoCid=\"7520842\" data-originallang=\"en\">En conclusion, je tiens \u00e0 souligner que la Gendarmerie royale du Canada est d\u00e9termin\u00e9e \u00e0 effectuer la modernisation et que moi-m\u00eame et mes employ\u00e9s nous passionnons pour l'am\u00e9lioration de cette fonction essentielle au sein de l'organisme. Toutefois, je ne souhaite pas dresser un constat de satisfaction \u00e0 l'\u00e9gard des premiers progr\u00e8s que nous avons r\u00e9alis\u00e9s; nous savons que nous devons nous appuyer sur cette lanc\u00e9e et que ces efforts n\u00e9cessiteront des investissements continus.</p>\n<p data-HoCid=\"7520843\" data-originallang=\"fr\">Cependant, ces r\u00e9sultats pr\u00e9liminaires suscitent un \u00e9lan bien n\u00e9cessaire en vue de stimuler les changements qui doivent avoir lieu.</p>\n<p data-HoCid=\"7520844\" data-originallang=\"fr\">Je me ferai un plaisir de communiquer au Comit\u00e9 tout renseignement dont il a besoin. J'ai h\u00e2te de conna\u00eetre les r\u00e9sultats de votre \u00e9tude pour nous permettre de renforcer nos efforts de modernisation afin de bien servir la population canadienne.</p>\n<p data-HoCid=\"7520845\" data-originallang=\"en\">Nous sommes impatients de r\u00e9pondre \u00e0 vos questions et d'amorcer la discussion avec vous.</p>\n<p data-HoCid=\"7520846\" data-originallang=\"fr\">Merci, monsieur le pr\u00e9sident.</p>"
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